Fire faser for en vellykket workshop (+ bonus!)

Felles for alle vellykkede workshops er at de består av fire faser; samle informasjon, velge utfordring, finne løsninger og forplikte seg til handling.

Innhold

1. Samle informasjon

Alle workshops starter med å samle informasjon. Dette er for eksempel når ditt team samles for å kartlegge utfordringer, ideer, data, inspirasjon eller annet som vanligvis ville blitt diskutert ustrukturert. Informasjonen som samles inn visualiseres, slik at alle i teamet har tilgang på samme informasjon. Kartleggingsfasen er den fasen der rammene for arbeidet eller prosjektet blir definert.

2. Velge utfordring

Når du og teamet har samlet nok informasjon er det tid for å bestemme seg hvilke utfordringer dere skal satse på. Hvilke utfordringer som skal fokuseres på og hva dere skal la ligge. Det er viktig at hele teamet vet hva de skal jobbe med slik at det ikke blir laget løsninger til feil utfordring. Velge-fasen av en workshop gir tydelig retning og fundament for alt videre arbeid.

3. Finne løsninger

Når du og teamet nå er samstemt om hvilke utfordringer dere skal jobbe med er det tid for å finne løsninger. Løsning-fasen i en workshop trenger ikke være endelig – målet er å finne så flere potensielle løsninger.

4. Handling

Med mindre dere bare er ute etter å inspirere trenger dere handling. I den siste fasen prioriteres det før dere satser på en løsning som dere setter ut i livet. Her hjelpes også teamet til å definere de neste stegene i arbeidet eller prosjektet.


Bonus!

La oss se på en ferdig workshop som følger disse fire fasene; Lightning Desicion Jam

LDJ 1: Samle informasjon: Seilbåt

Denne oppgaven går ut på å finne ut hva som gir prosjektet fremdrift og hva som holder prosjektet tilbake. Dere starter med å tegne en seilbåt. Den skal ha seil og anker og bølger tvers igjennom.

Image for post
Fremdrift og vind i seilet over bølgene, utfordringer og hindringer under overflaten

Hva gir oss fremdrift?
Steg 1: Hvert team-medlem får en blokk post-it-lapper og en tusj å skrive med.

Steg 2: Be teamet om å skrive ned tre ting som gir prosjektet fremdrift, en ting per lapp.

Steg 3: Heng opp på seilbåten, over bølgene! Workshopleder går gjennom lappene i felleskap.

Hva holder oss tilbake?
Steg 4: Be teamet skrive så mange lapper de klarer om hva som holder prosjektet tilbake; hvilke utfordringer finnes, hva er tidstyvene, hva er vanskelig?

Steg 5: Når tiden er ute henger teamet lappene sine opp på seilbåten, under bølgene.

Steg 6: Workshopleder fjerner duplikater, kategoriserer lappene raskt og går gjennom lappene i felleskap.


LDJ 2: Velge: stemme på utfordringer, prioritere og se muligheter

Denne oppgaven går ut på å stemme og prioritere utfordringene som holder prosjektet tilbake.

Image for post
Utfordringer stemmes på og prioriteres.

Stemme på utfordringer
Steg 1: Hver enkelt på teamet får 8 stemmelapper.

Steg 2: Gi teamet 5 minutter på å stemme frem de utfordringene de ser på som viktigst å få løst.

Steg 3: Sorter utfordringene etter antall stemmer. Behold de utfordringene som har fått mer enn to stemmer, kast resten*.

*Det kan være vanskelig å velge bort utfordringer som teamet er enige i at er viktig å få løst. Et alternativ er å gjøre de neste stegene for flere av utfordringene som er stemt frem.

Se muligheter
Steg 4: Ta den utfordringen med flest stemmer og skriv den om til et “Hvordan kan vi”-spørsmål. Det åpner for å lage løsninger senere. Om utfordringen er “Ventetinden er for lang” kan et “Hvordan kan vi”-spørsmål være “Hvordan kan vi gjøre ventetiden til en god opplevelse?”

Image for post

Les om hvordan formulere “Hvordan kan vi”-spørsmål


LDJ 3: Finne løsninger

I denne oppgaven skal dere finne så mange løsninger som mulig til utfordringen som er stemt frem.

Image for post
Dere produserer så mange løsninger som mulig til den utfordringen som er stemt frem. Deretter stemmer dere og sorterer etter antall stemmer.

Løsninger
Steg 1: Hvert enkelt teammedlem skriver ned så mange ideer til løsninger som mulig på 5 minutter. Én ide per post-it lapp. Her er det viktigst med kvantitet foran kvalitet.

Steg 2: Be hver enkelt velge 10 favoritter av de løsningene de har notert ned.

Steg 3: Hver enkelt henger opp 10 løsninger på veggen.

Stemme frem løsninger
Steg 4: Workshopleder fjerner duplikater.

Steg 5: Hver enkelt teammedlem får 10 stemmelapper

Steg 6: Hele teamet stemmer på sine favorittløsninger. Alle bruker alle stemmelappene.

Steg 7: Sorter løsningene etter antall stemmer.


LDJ 4: Handling

I denne oppgaven skal løsningene prioriteres før teamet ser på veien videre.

Prioritere etter effekt og innsats
I den siste oppgaven skal løsningene prioriteres etter effekt og innsats. Workshopleder starter med å tegne opp en matrise som den på bildet nedenfor.

Image for post
Løsningene sorteres etter antatt effekt og innsats.

Steg 1: Ta den løsningen som har fått flest stemmer og les den høyt. Hold den midt i matrisen og spør teamet “For den utfordringen vi skal løse, vil denne løsningen gi høy eller lav effekt?”. Diskuter kort og bli enig om effekt-plassering.

Steg 2: Spør teamet “For den utfordringen vi skal løse, vil denne løsningen kreve mye eller lite innsats?”. Diskuter kort og bli enig om innsats.

Steg 3: Plasser løsningen der teamet har blitt enig om at den hører hjemme

Steg 4: Repeter steg 1–3 for de øvrige løsningene (maks 10 løsninger).

Gjør løsninger om til handling
Steg 5: Ta en den løsningen som er høyest på antatt effekt og lavest på innsats.

Steg 6: Gjør løsningen om til en to-do i tre trinn. Husk suksesskriterie!

Steg 7: Gjenta for alle løsningene i “Gjør nå”-kvadratet


Til slutt

Som i Lightning Decision Jam-eksempelet over er workshopen delt inn i fire faser; samle, velge, finne løsning og handling. De samme fasene gjelder for alle workshoper vi i Uredd gjør, for eksempel designsprint eller growth hacking.

Image for post
En designsprint består av de samme fire fasene som eksempelet i artikkelen. Vi samler informasjon og velger utfordring på mandag, finner løsninger på tirsdag og onsdag før vi bygger og tester prototypen. Bilde: Sprint

Hos Uredd kan du få skreddersydde workshops eller leie vårt prosessrom. Les mer om Peil.

Mer lesestoff

Tren ungene i mobbing!

Mobbing er igjen et hett tema i noen mediesekunder. Eksperter og politikere overgår hverandre i å uttale seg med alvorlig mine om hvor viktig dette er å ta tak i, med nye tiltak og forslag til lovverk.

100 ideer på 10 minutt

Har du prøvd å bruke brainstorming til å komme frem til gode ideer? Har du opplevd at det ender med diskusjon og ingenting konkret? Eller

RISS

En metode for strategisk utvikling av opplevelser og kommunikasjon